Flexibel gebruik van geïntegreerd ERP-pakket

Een totaalpakket in de cloud om alle bedrijfsprocessen te beheren vanop je laptop, tablet of telefoon. Om zo projecten van a tot z aan te sturen, te factureren en de boekhouding te integreren. Klinkt als een droom? Familiebedrijf AFAS Software biedt een volwaardig ERP-pakket aan, gemaakt voor en door de bouwsector.

AFAS Software is een gevestigde waarde in het ERP-landschap van de Benelux. De onderneming werd in 1996 opgericht in Nederland en telt intussen 540 medewerkers, met een stevige verankering in België sinds 2009. Het Belgische team bestaat uit veertig werknemers in (pre)sales, consultancy, productmanagement en support. “Onze Nederlandse collega’s ontwikkelen de software met inspraak van de Belgische tak. Op die manier voldoen we aan de specifieke behoeften van de Belgische bouwsector”, vertelt Thomas Daman, salesmanager bij AFAS Software België.

“Via onze productmanagers houden we de vinger aan de pols bij de Belgische klanten. Als klant zit je mee aan het stuur van de ontwikkeling.” Wordt een bepaalde functionaliteit door meerdere klanten gevraagd, dan integreert AFAS Software dit in zijn template en stelt het ze voor iedereen beschikbaar. Per jaar brengt het bedrijf drie updates uit. “Dit gebeurt naadloos: nieuwe functionaliteiten zitten automatisch in de update, maar worden niet standaard geactiveerd. Als klant kies je zelf of je ze al dan niet wil gebruiken. Toch is je systeem nooit verouderd”, legt Thomas Daman uit.

Het ERP-pakket is opgebouwd rond sectorspecifieke best practices-templates. “Zo is maatconfiguratie mogelijk, alleen begin je niet van nul. Dat scheelt qua prijs en timing”, zegt Daman. De ERP-software bestaat uit één geïntegreerde totaaloplossing met boekhouding, CRM, documentbeheer, calculatie, tijdsregistratie, werkbegroting en HRM. Ook facturatie in regie, schijven of vorderingen zijn mogelijk. Een uitgebreide set dashboards en PDF-rapporten maken het mogelijk om data eenvoudig te rapporteren en analyseren. “Onze oplossing is uniek. Met één licentie heb je onmiddellijk toegang tot alle modules. Wie enkel ondersteuning zoekt voor personeelszaken, neemt het best de aparte HRM-licentie. Daarin zit werving en selectie, onboarding, opleidingsplanning, verlofopvolging, ESS, MSS, competentiemanagement en een koppeling sociaal secretariaat.”

AFAS Software moedigt zijn klanten aan om zelf met de software aan de slag te gaan. Thomas Daman: “Door onze specifieke opleidingen, trainingsvideo’s en goed onderbouwde online helpfunctie leren klanten de software zelfstandig te optimaliseren. Een klant kan bijvoorbeeld zelf rapporten aanmaken of een veld toevoegen. Uiteraard bieden we consultancy aan voor zij die willen of ondersteunen we hen via onze partners.” Zo bouwt het familiebedrijf een ecosysteem met partners en klanten uit. Om die aanpak kracht bij te zetten, voorziet AFAS Software België in zijn nieuwe kantoor in Kontich ruimte voor eigen medewerkers en een opleidings- en partnercentrum.

Het pakket omvat een backoffice, frontoffice en mobiele versie. Alles is met elkaar verbonden. Een wijziging wordt in real time doorgezet naar de verschillende omgevingen. Waar de backoffice zich op de zwaardere administratieve bedrijfsprocessen richt, zoals de boekhouding, is de browsergebaseerde front-office beschikbaar voor alle medewerkers. De mobiele versie biedt voordelen op het terrein. Thomas Daman: “Een werfleider krijgt zicht op openstaande taken, kan ingeven hoeveel uur een onderaannemer gepresteerd heeft of welke materialen geleverd zijn op de werf.”

“Met onze totaaloplossing volg je de werkbegroting in detail op. Alle data, zoals offertes en orders, worden gecentraliseerd. Door integratie met calculatie-pakketten weet je echt hoe je project ervoor staat. In de bouwsector, waar marges vaak flinterdun zijn, is deze strikte kostenopvolging een voordeel.” Een portaalsite voor eindklanten of leveranciers maakt het plaatje compleet. “Ook hierbij vertrekken we van standaard templates die we personaliseren op maat van onze klant. Onze open software laat integratie met andere pakketten toe. Die veelzijdigheid stelt ons in staat om langetermijnrelaties met onze klanten uit te bouwen, omdat ons pakket meegroeit met hun noden.”