AI-assistent verkort doorlooptijd voor omgevingsvergunningen

Artificiële intelligentie een gamechanger noemen, is het understatement van de eeuw. Dagelijks duiken er nieuwe AI-toepassingen op die het professionele leven van bedrijven, organisaties en hun medewerkers een stuk aangenamer en efficiënter maken. Een mooi voorbeeld hiervan is de nieuwe webapplicatie die de werking van het Departement Omgeving van de Vlaamse overheid stroomlijnt en de ambtenaren ondersteunt bij hun dagelijkse administratieve taken. Een innovatie die het predicaat gamechanger zeker waard is, aangezien ze ervoor zorgt dat omgevingsvergunningen nu sneller en efficiënter goedgekeurd worden.

Niet enkel architecten en aannemers zagen hun beroep de voorbije jaren en decennia fors evolueren. Ook voor overheidsinstanties is de dagelijkse praktijk een stuk complexer geworden. Een studie van de UGent in opdracht van het Vlaams Departement Omgeving toonde aan dat de dienst met heel wat uitdagingen kampt die voornamelijk te wijten zijn aan de toegenomen complexiteit van de dossiers (98%) en de regelgeving (95%), alsook aan de verwachtingen van de burger (96%) en het aantal te verwerken dossiers (95%).

Enter Columba, de Gentse softwareontwikkelaar voor geotoepassingen voor lokale overheden en politiediensten. Met Columba Assist lanceerde het bedrijf een AI-gebaseerde webapplicatie die orde schept in de chaos van geo-informatie, wettelijke documenten en lokale regelgeving. Zo kunnen ambtenaren vragen sneller beantwoorden, dossiers efficiënter beoordelen en opvolgen en beter communiceren met de bouwheer, architect of projectontwikkelaar. “We zetten AI in om de dienstverlening en de achterliggende processen te verbeteren”, vertelt Timothy Van Cleemput, CEO bij Columba. “De applicatie is bedoeld om lokale overheden te ondersteunen bij hun dagelijkse taken en uitdagingen zoals dossierbeoordeling en communicatie met belanghebbenden. Met Columba Assist willen we de efficiëntie opkrikken en de dienstverlening optimaliseren.”

Een goed vooroverleg bespoedigt de goedkeuring van een omgevingsvergunning aanzienlijk. Dit vergt echter veel inspanningen van omgevingsambtenaren. “Columba Assist biedt een oplossing om de arbeidstijd van omgevingsambtenaren te optimaliseren en de werkdruk beheersbaar te houden”, aldus Timothy Van Cleemput. “Dankzij artificiële intelligentie biedt de applicatie structuur en overzicht in het vooroverlegtraject, onder meer door automatisch samenvattingen te genereren en actiepunten op te sommen. Als de ambtenaar extra details wil verifiëren, kan hij eenvoudigweg chatten met de transcriptie. Door het vastleggen van locatiegegevens kan de applicatie een overzicht bieden van alle geldende plannen en vergunningen, wat de interne dossiervorming vereenvoudigt. Deze functionaliteiten dragen bij aan kortere doorlooptijden voor de goedkeuring van omgevingsvergunningen. Bovendien zorgen ze voor een uniforme procedure voor het vooroverleg en de centralisatie van alle gegevens.”

De AI-assistent is specifiek getraind in de wetgeving van omgevingsambtenaren en biedt op een gebruiksvriendelijke manier toegang tot alle actuele en gevalideerde wettelijke documenten zoals de Codex, omzendbrieven en lokale regelgeving. “Medewerkers van het Departement Omgeving kunnen snel en eenvoudig informatie controleren en gebruikmaken van automatisch gegenereerde antwoorden. Hierdoor wordt de wetgeving toegankelijker voor de administratieve dienst en de balie, die de eerste vragen van burgers, architecten en projectontwikkelaars snel en professioneel kunnen beantwoorden”, benadrukt Timothy Van Cleemput. “Met Columba Assist vermijden we een overbelasting van de gemeentelijke omgevingsambtenaar, waardoor hij/zij meer tijd kan besteden aan het verwerken van concrete aanvragen en lopende dossiers. Zo draagt de applicatie niet alleen bij aan de efficiëntie van lokale overheden, maar ook aan een kwalitatieve en klantgerichte dienstverlening.”